Como conduzir reuniões de negócios de maneira produtiva e assertiva
Sim. Reuniões de equipe podem ser grandes perdas de tempo, pouca objetividade e ainda uma oportunidade de discussões e terceirização de responsabilidades. Esse é o pensamento de grande parte das pessoas quando recebem um invite para uma reunião por e-mail, muitas vezes com cerca de apenas 1 (uma) hora de antecedência.
Essa má fama que acompanha as reuniões de equipes muito se deve ao fato do despreparo dos líderes em organizar e executar os encontros, que acabam por serem improdutivos tanto individual como coletivamente. O líder acaba perdendo credibilidade e não consegue gerar engajamento na equipe para trazer soluções e concluir metas.
Mas, como reverter esse efeito? Como preparar, conduzir e escolher pessoas e recursos que tragam dinamismo e produtividade para uma reunião? Veja algumas dicas abaixo que, ao serem aplicadas, irão trazer resultados bem positivos.
- Certifique-se de que a reunião é realmente necessária: Tente solucionar a questão utilizando ferramentas como e-mail, telefone e whatsapp, principalmente se o assunto envolver no máximo 2 (duas) pessoas. Só convoque uma reunião quando for inevitável, como por exemplo para alinhar estratégias e comportamentos.
- Marque com antecedência: Reuniões marcadas com pouca ou nenhuma antecedência por si só, tendem a dar errado. Dê tempo para que os convocados se organizem, preparem materiais, deleguem ou terminem atividades mais urgentes, enfim. Assim, o líder poderá contar com todos muito mais focados.
- Tenha uma pauta clara, com poucos assuntos: Selecione que assuntos serão tratados e com qual objetivo, e, envie a pauta aos participantes para que eles possam vir preparados, tragam informações relevantes e sugestões. Isso otimiza o tempo, envolve os colaboradores, além de validar se aquela reunião é realmente necessária.
- Convide apenas as pessoas relevantes: O líder consciente está atento às atividades que conferem mais importância e produtividade aos seus liderados. Dessa forma, ter apenas parte da equipe na reunião, não só melhora o aproveitamento como diminui a dispersão durante o meeting.
- Tenha definido o horário de início e fim, respeite-os: O líder é a pessoa responsável por manter o foco para que não haja atrasos tanto para iniciar como para terminar a reunião. Estabeleça um tempo de duração razoável, entre 30 (trinta) minutos e 1 (uma) hora no máximo; seja pontual, comece a reunião mesmo que não estejam todos presentes, evite retomar assuntos já concluídos.
- Prepare a reunião com antecedência: Ter um plano demonstra não só conhecimento e profissionalismo, como também passa credibilidade ao líder. Então, se a reunião for para deliberar assuntos, ao compartilhar a pauta incentive que todos venham preparados; caso for um encontro para co-criação ou brainstorm, tenha dinâmicas, gráficos e outros recursos em mãos; se for um meeting com cliente faça uma lista de perguntas e recomendações para repassar à pessoa.
- Defina regras que auxiliem a manter o foco: Seja ao encaminhar o invite, ou a pauta, ou mesmo ao iniciar a reunião, o líder deve compartilhar as regras para manter o alto desempenho do encontro. Uma delas é pedir que os participantes deixem seus celulares fora da vista, operando em modo silencioso e só atender ligações de emergência. Lembre-se: quanto mais importante for a reunião, reforce e dê o exemplo de não acessar o celular.
- Dê espaço para todos contribuírem: Se o líder é uma pessoa que tem a tendência de falar muito, deve se policiar para não transformar a reunião em palestra. Deixe aberto espaço para discussões, conduzindo-as de maneira organizada, evitando interromper desnecessariamente.
- Gere um plano de ação: Algumas reuniões são tão improdutivas que ao final, a única resolução atingida foi marcar outra reunião para tratar novamente do assunto. Para que isso não aconteça, o líder consciente deve gerenciar a forma como são discutidos os assuntos para que gerem ações de maneira consolidada, apontando um responsável e um prazo limite para efetivação. Assim, se houver necessidades de novos alinhamentos, estes podem ser discutidos individualmente até o próximo encontro.
- Finalize a reunião, mesmo que ela acabe antes do previsto: O líder deve perceber o momento de encerrar uma reunião, avaliando se o objetivo foi atingido. Avalie se esse momento é quando toda a pauta já foi tratada, já existe espaço para criar o plano de ação e os participantes estão repetindo em palavras diferentes as mesmas ideias. Otimizar o tempo, aumenta a produtividade e mantém a energia da solução mais viva.
- Faça um resumo dos pontos principais e disponibilize: Resuma ao final da reunião todas as decisões, ações, responsáveis e prazos. Registre isso em ata e repasse aos participantes e eventuais interessados. Alguns cronogramas até podem ser expostos em quadros para melhor visualização.
Coloque em prática essas dicas e veja a produtividade da equipe aumentar. Assuma junto com seus liderados o propósito de cumprir o que foi combinado, para que num próximo encontro todos possam ver resultados altamente positivos.
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Thiago Cury
Sócio Fundador do Instituto CGL
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